Calendly — proposer un lien de réservation

À quoi ça sert

Quand un visiteur veut prendre rendez-vous avec vous (démo commerciale, consultation, support planifié…), l’agent peut créer un lien de réservation Calendly à usage unique pendant la conversation. Le visiteur clique, choisit son créneau dans Calendly, et le rendez-vous tombe dans votre agenda.

Le lien est :

• à usage unique — il ne permet qu’une seule réservation ;
• valable 90 jours — au-delà, s’il n’a pas servi, il expire (règle Calendly).

Vous voulez que l’agent réserve directement dans votre Google Agenda, sans passer par Calendly ? Voir Prise de rendez-vous dans Google Agenda.

Avant de commencer

Il vous faut :

• un compte Calendly avec un type d’événement configuré (démo 30 min, appel découverte, etc.) ;
• une clé API Calendly (Personal Access Token) — dans Calendly → Integrations & apps → API & webhooks → Personal access tokens ;
• l’URI du type d’événement à proposer (au format https://api.calendly.com/event_types/XXXX) — voir l’étape 2.

Étape 1 — Créer le connecteur Calendly

Le connecteur stocke votre clé API une seule fois ; toutes vos actions Calendly s’y rattachent.

1. Dans le menu du haut, cliquez sur Intégrations, onglet Catalogue, puis Configurer sur Calendly.
2. Renseignez le Nom (ex. : « Calendly ») et la Clé API (votre Personal Access Token).
3. Cliquez sur Créer.
4. Dans Mes connecteurs, cliquez sur Tester : Sens Ai lit votre profil Calendly pour vérifier la clé.

La clé est chiffrée au repos et n’est plus réaffichée — voir Connecteurs et authentification.

Étape 2 — Récupérer l’URI du type d’événement

L’agent ne propose pas n’importe quel créneau : il propose un type d’événement précis (par exemple « Démo produit 30 min »). Il faut donc lui dire lequel.

1. Connectez-vous à Calendly et ouvrez Event types.
2. L’URI API d’un type d’événement est différente de son lien public (https://calendly.com/votre-compte/demo-30min). Pour l’obtenir, interrogez l’API Calendly GET https://api.calendly.com/event_types?user=... avec votre clé.
3. Le format attendu est https://api.calendly.com/event_types/XXXXXXXXXXXXX.

Étape 3 — Créer l’action

1. Dans le menu de gauche de l’agent : Configuration Agent › Compétences › onglet Catalogue › Configurer sur Créer un lien de réservation.
2. Description pour l’agent : donnez un Nom explicite, par exemple « Proposer un créneau de démo ».
3. Configuration :
   • Connecteur : celui de l’étape 1 ;
   • URI du type d’événement : collez l’URI de l’étape 2.
4. L’action n’attend aucune information du visiteur : rien d’autre à remplir.

Étape 4 — Tester, puis créer

1. Section Test : Tester l’action, puis Lancer le test (il n’y a aucun champ à remplir).
2. Vérifiez que le résultat indique Succès (HTTP 201) et « Lien de réservation : https://calendly.com/d/… ».
3. Ouvrez le lien dans une fenêtre privée et réservez un créneau de test.
4. Cliquez sur Créer. L’action est active aussitôt.

Voir : Tester et déboguer une action.

Ce que voit le visiteur

Quand le visiteur veut prendre rendez-vous, l’agent lui propose le lien dans la conversation, par exemple :

« Bien sûr. Voici votre lien personnel de réservation : https://calendly.com/d/xxxx-xxx-xxx »

Le visiteur clique, choisit son créneau dans Calendly et reçoit la confirmation habituelle de Calendly. Le rendez-vous apparaît dans votre Calendly comme n’importe quelle réservation.

Où retrouver le rendez-vous

Le rendez-vous est géré côté Calendly, pas dans Sens Ai :

• Dans Calendly : onglet Scheduled events (nom et e-mail du visiteur, annulations, reports).
• Dans votre agenda (Google Agenda, Outlook…) : si Calendly y est relié, le créneau y est posé automatiquement.
• Côté Sens Ai : la conversation qui contient le lien reste consultable dans la Boîte de réception. Sens Ai ne sait pas si le visiteur a réservé.

Limites à connaître

• Pas de retour de réservation : Sens Ai ne reçoit aucune notification de Calendly. L’agent ne sait pas si le visiteur a réservé, annulé ou ignoré le lien.
• Un seul type d’événement par action : pour proposer plusieurs formats (démo 30 min, audit 1 h…), créez plusieurs actions, chacune avec son type d’événement et un Nom distinct pour aider l’agent à choisir.
• Pas de choix de créneau dans la conversation : l’agent ne consulte pas vos disponibilités. Le visiteur choisit son créneau dans Calendly.
• Lien à usage unique, valable 90 jours : c’est une règle Calendly.
• Pas d’annulation ni de modification depuis l’agent : toute modification passe par Calendly.
• Pas de pré-remplissage : le nom et l’e-mail du visiteur ne sont pas pré-remplis dans Calendly.

Dépannage

Le test renvoie une erreur 401 « Unauthorized »

Votre clé Calendly est invalide ou révoquée. Générez-en une nouvelle dans Calendly → Integrations & apps → API & webhooks, puis mettez à jour le connecteur (Intégrations › Mes connecteurs › Modifier › Enregistrer et tester).

Le test renvoie une erreur 404 « Not Found »

L’URI du type d’événement est incorrecte, ou le type a été supprimé ou désactivé dans Calendly. Vérifiez :

• que l’URI commence bien par https://api.calendly.com/event_types/ ;
• que le type d’événement est actif dans Calendly ;
• que la clé appartient bien au propriétaire du type d’événement.

Le test renvoie une erreur 403 « Forbidden »

Votre offre Calendly ne permet peut-être pas de créer des liens à usage unique par l’API. Vérifiez votre offre Calendly.

L’agent ne propose jamais le lien

L’agent n’a pas reconnu l’intention « prendre rendez-vous ».

• Donnez à l’action un Nom qui reprend les mots de vos clients (« Réserver une démo »).
• Ajoutez une règle de réponse sur la page Comportement : Scénario « Le visiteur veut une démo ou un rendez-vous », Faire « Proposer le lien de réservation Calendly » (voir Règles de sécurité et règles de réponse).

L’agent propose le lien trop souvent

Précisez quand il s’applique, avec une règle de réponse : Scénario « Question de support technique courante », Éviter « Proposer un rendez-vous ».

Étape suivante

• Connecteurs et authentification — changer votre clé Calendly.
• Tester et déboguer une action — comprendre une exécution qui échoue.
• Intégrations : vue d’ensemble — combiner Calendly avec d’autres canaux et actions.