Recevoir des e-mails par transfert

L’idée en deux lignes

Vos clients vous écrivent à [email protected]. Vous configurez votre boîte mail pour transférer ces messages à Sens Ai. Le bot lit l’e-mail, répond directement au client, et vous retrouvez toute la conversation dans votre boîte de réception Sens Ai.

Pas besoin de changer l’adresse que vos clients connaissent. Pas besoin de vider vous-même la boîte tous les matins.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un bot Sens Ai déjà créé et alimenté avec au moins une ou deux sources (sinon il aura peu de choses à dire).
• Un accès à l’interface d’administration de votre boîte mail professionnelle (Zoho, Gmail Workspace, Outlook / Microsoft 365, OVH, etc.).
• 5 à 10 minutes.

À savoir : le transfert fonctionne très bien avec Zoho Mail, Outlook et la plupart des hébergeurs classiques (OVH, Gandi, IONOS). Avec Gmail grand public, c’est un peu plus capricieux — on en parle à la fin.

Étape 1 — Créer le canal e-mail dans Sens Ai

1. Connectez-vous à votre tableau de bord.
2. Ouvrez l’agent concerné puis, dans son menu de gauche, Canaux › E-mail.
3. Sous Connectez votre boîte mail, choisissez Autre messagerie et cliquez sur Configurer (le bouton Choisir une messagerie, en haut à droite, vous amène à ce choix). Si ces cartes n’apparaissent pas, le formulaire de transfert est affiché directement : passez à l’étape suivante.
4. Renseignez l’adresse e-mail que vos clients connaissent (ex. : [email protected]) et le Nom affiché : c’est le nom d’expéditeur des réponses envoyées à vos clients, celles du bot comme celles de votre équipe (ex. : « Support boutique »). S’il reste vide, ce sera « Support ».
5. Cliquez sur Connecter par transfert.

Sens Ai vous affiche alors une adresse de transfert qui ressemble à ça :

[email protected]

Gardez cette adresse sous la main (le bouton Copier l’adresse la copie pour vous) — on en a besoin à l’étape suivante. Sens Ai envoie aussi un e-mail de vérification à votre adresse : il servira à l’étape 3.

Étape 2 — Mettre en place le transfert côté votre boîte mail

Le but : que chaque e-mail reçu sur [email protected] soit recopié vers l’adresse Sens Ai. La marche à suivre dépend de votre fournisseur.

Sur Zoho Mail (recommandé)

1. Connectez-vous à mail.zoho.com.
2. Cliquez sur l’icône engrenage en haut à droite, puis Paramètres.
3. Allez dans Transfert et POP/IMAP.
4. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert et collez l’adresse Sens Ai.
5. Choisissez Transférer et conserver une copie (comme ça vous gardez un historique chez vous aussi).
6. Sauvegardez.

Sur Outlook / Microsoft 365

1. Connectez-vous à outlook.office.com.
2. En haut à droite : Paramètres → Afficher tous les paramètres d’Outlook.
3. Onglet Courrier → Transfert.
4. Cochez Activer le transfert, collez l’adresse Sens Ai.
5. Cochez Conserver une copie des messages transférés.
6. Enregistrez.

Sur un hébergeur type OVH / Gandi / IONOS

Cherchez dans votre espace client une section appelée Redirections, Aliases ou Transfert. Le principe est toujours le même : « tout ce qui arrive sur X, renvoyer vers Y ». La plupart des hébergeurs demandent une confirmation par e-mail — suivez leurs instructions.

Sur Gmail grand public (@gmail.com)

Gmail envoie un e-mail de confirmation avec un lien à cliquer. Ce lien arrive chez Sens Ai — et malheureusement Google n’apprécie pas que le destinataire ne clique pas lui-même.

Notre recommandation : évitez Gmail grand public pour un usage professionnel, ou passez par un relais (Zoho gratuit fait très bien le travail). Si vous devez absolument utiliser Gmail, contactez-nous et on vous guide.

Étape 3 — Vérifier que ça marche

1. De retour dans Sens Ai, la page E-mail affiche le badge Vérification en attente et les étapes de vérification.
2. Une fois le transfert en place (étape 2), retrouvez dans votre boîte l’e-mail de vérification envoyé par Sens Ai et transférez-le à l’adresse de transfert.
3. Dès que Sens Ai le reçoit, le canal passe à Actif.
4. Envoyez un e-mail test depuis une autre adresse vers [email protected] : le bot répond au message test.

Le code de vérification expire au bout de 24 h. Passé ce délai, ou si l’e-mail s’est perdu, cliquez sur Renvoyer la vérification (3 envois par heure au plus).

Vous recevrez normalement la réponse directement dans la boîte du client (la personne qui a écrit). Côté Sens Ai, la conversation apparaît dans la Boîte de réception.

Vous changez d’avis ? Tant que l’adresse attend sa vérification, le bouton Annuler la configuration, en bas de la page, la supprime et libère l’emplacement qu’elle occupe sur votre agent.

Et après ?

À partir de là, tout est automatique :

• Chaque e-mail entrant déclenche une réponse du bot.
• Si le bot hésite, vous voyez la conversation remontée dans votre boîte de réception avec une suggestion de reprise manuelle.
• Vous pouvez à tout moment répondre vous-même depuis Sens Ai — le client reçoit votre réponse comme une continuation normale du fil.

Astuce : pendant la première semaine, jetez un œil chaque jour aux conversations e-mail. C’est le meilleur moment pour repérer les questions auxquelles le bot n’a pas su répondre et enrichir ses sources en conséquence.

Activer ou désactiver le canal

Une fois l’adresse vérifiée, l’interrupteur Canal actif apparaît en haut à droite de la page E-mail. Il coupe le canal et le rallume quand vous voulez, sans perdre sa configuration. Avant de le couper, Sens Ai vous demande de confirmer : les e-mails reçus pendant la désactivation sont ignorés, même après la réactivation, et les réponses envoyées depuis la boîte de réception ne partent plus.

Pour remettre le canal en service, réactivez l’interrupteur.

Emplacement : un canal désactivé garde son emplacement — il compte toujours dans le nombre de canaux de votre agent. Pour le libérer, supprimez-le : en bas de la page, cadre Supprimer le canal, bouton Supprimer. Pensez alors à retirer la règle de transfert dans votre messagerie.

Limites à connaître

• Pièces jointes : chaque pièce jointe est limitée à 8 Mo, dans un format accepté (images, PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, vidéo, audio). Une pièce plus lourde ou d’un autre format (une invitation .ics, une archive .zip…) n’est pas conservée : elle apparaît sous l’e-mail dans la boîte de réception avec la mention « Non conservée ».
• Signatures et citations : Sens Ai essaie de nettoyer automatiquement les signatures et les anciens messages cités. Ça marche bien dans 95 % des cas — si vous voyez du bruit, dites-le-nous.
• Répondeurs automatiques : les réponses du type « absence de bureau » sont ignorées par le bot (sinon ça boucle).

Ça ne marche pas ?

Le plus fréquent : le transfert n’est pas actif côté votre fournisseur (souvent parce qu’une confirmation par e-mail n’a pas été validée). Revérifiez la configuration dans votre boîte mail, puis envoyez un nouveau message test.

Pour le reste, on a un guide dédié : E-mail — le transfert ne marche pas.

Étape suivante

Si vous voulez que le bot envoie aussi depuis votre propre adresse (au lieu d’une adresse [email protected]), passez en mode OAuth : Connecter Gmail via OAuth ou Connecter Outlook via OAuth.