Le transfert e-mail ne fonctionne pas

Le contexte

Vous avez configuré votre boîte mail (Zoho, Gmail, Outlook, OVH…) pour transférer les e-mails vers Sens Ai. Mais quand vous testez en envoyant un message, rien ne remonte dans la boîte de réception Sens Ai.

C’est l’un des problèmes les plus fréquents en début d’utilisation. Voici comment le diagnostiquer pas à pas.

Vérification 1 — Le canal est-il bien actif côté Sens Ai ?

Dans le menu de gauche de votre agent, ouvrez Canaux › E-mail et regardez le badge à côté du titre.

• ✅ Badge « Actif » : tout va bien côté Sens Ai. Continuez les vérifications côté votre boîte mail.
• ⏸️ Badge « Désactivé » : le canal a été coupé, et les e-mails reçus pendant la désactivation sont ignorés. Réactivez l’interrupteur Canal actif, en haut à droite, puis envoyez un nouveau message test.
• ⏳ Badge « Vérification en attente » : Sens Ai attend l’e-mail de vérification, que vous devez transférer à l’adresse de transfert (les étapes sont rappelées sur la page). Si vous l’avez transféré, c’est qu’il n’arrive pas → continuez les vérifications. Le code expire au bout de 24 h : passé ce délai, cliquez sur Renvoyer la vérification.
• ❌ Badge « Connexion perdue » : le canal de transfert est en erreur. La page ne propose que Supprimer la connexion : supprimez-la, puis configurez à nouveau le transfert (voir Recevoir des e-mails par transfert).

Vérification 2 — Le transfert est-il vraiment activé chez votre fournisseur ?

C’est l’erreur la plus fréquente. Vous pensez avoir activé le transfert mais en réalité :

• Vous avez créé la règle mais oublié de cliquer sur Activer.
• Le fournisseur a envoyé un e-mail de confirmation que vous n’avez pas validé (Gmail le fait systématiquement).
• La règle s’applique seulement à certains messages (par exemple « uniquement s’ils contiennent X »).

Vérifier sur Zoho

1. mail.zoho.com → engrenage → Paramètres → Transfert et POP/IMAP.
2. La règle doit être activée (interrupteur vert).

Vérifier sur Outlook / Microsoft 365

1. outlook.office.com → Paramètres → Afficher tous les paramètres d’Outlook.
2. Courrier → Transfert.
3. La case Activer le transfert doit être cochée.

Vérifier sur Gmail

Gmail est exigeant. La règle de transfert ne s’active qu’après que vous avez cliqué sur le lien de confirmation envoyé à l’adresse de destination. Or cette adresse, c’est Sens Ai — qui ne peut pas cliquer.

Conséquence : Gmail nécessite une approche différente. Voir l’encadré dédié plus bas.

Vérifier chez OVH / Gandi / IONOS / autre

Chaque hébergeur a sa propre interface. Cherchez « Redirections », « Aliases », ou « Transfert » dans votre espace client. La règle doit être active. Certains hébergeurs envoient aussi un e-mail de confirmation à valider.

Vérification 3 — Vous avez bien copié l’adresse Sens Ai exacte ?

L’adresse de transfert ressemble à :

[email protected]

Risques de faute :

• Espace au milieu (bot-ab12cd34 -7f9e1a8b2c5d).
• inbox.sens-ai.work mal orthographié (inbox.sens-ia.work, inbox.sensai.work).
• Tirets remplacés par des underscores.

Astuce : copiez-collez depuis Sens Ai directement (pas de retape manuelle).

Vérification 4 — Votre e-mail test arrive-t-il bien dans la boîte qui transfère ?

Avant de vérifier le transfert, vérifiez que votre e-mail test arrive bien dans votre boîte de départ.

1. Envoyez l’e-mail test depuis une autre adresse (Gmail perso par exemple) vers [email protected].
2. Connectez-vous à [email protected] et vérifiez qu’il est arrivé.
3. Si non : c’est que votre boîte de départ a un problème (filtres spam, redirections antérieures qui interfèrent). Réglez ça d’abord.

Vérification 5 — Délai

• Sens Ai traite les e-mails entrants en moins d’une minute dans 99 % des cas.
• Si l’e-mail vient juste d’arriver chez vous, attendez 60 secondes avant de conclure que ça ne marche pas.

Cas spécial : Gmail grand public (@gmail.com)

Gmail envoie un e-mail de confirmation à l’adresse de destination (Sens Ai) avant d’activer le transfert. Sens Ai ne peut pas cliquer sur ce lien.

Trois solutions, par ordre de préférence :

Option A : Utiliser un relais (recommandé)

Créez une boîte gratuite sur Zoho Mail (zoho.com/mail). Configurez Gmail pour transférer vers Zoho. Configurez Zoho pour transférer vers Sens Ai. Zoho n’a pas le problème de confirmation.

Option B : Confirmation côté nous

Contactez-nous à [email protected] en précisant que vous avez besoin de confirmer un transfert Gmail. On peut aller chercher le lien dans la file de réception et le valider manuellement (humainement). C’est limité à quelques cas, idéalement à éviter si vous avez une autre solution.

Option C : Migrer vers Google Workspace

Si vous êtes prêt à passer à Google Workspace (à partir de ~6 €/mois par boîte), le transfert se configure normalement. Et au passage, vous pouvez utiliser la connexion OAuth Gmail qui est encore plus propre.

Cas spécial : un répondeur automatique boucle

Vous voyez la même conversation se répéter à l’infini ? C’est un répondeur automatique de votre boîte (ou de celle du client) qui répond à chaque réponse du bot.

Solution : Sens Ai détecte automatiquement les répondeurs (« absence de bureau », mailer-daemon, etc.) et les ignore. Si une boucle se forme, c’est que la détection a raté.

Contactez-nous avec un exemple concret (l’adresse expéditrice qui boucle), on ajoute la règle de filtrage dans la journée.

Si vraiment rien ne marche

Préparez :

1. L’adresse Sens Ai que vous avez utilisée ([email protected]).
2. Votre fournisseur de messagerie.
3. Une capture d’écran de la règle de transfert telle que configurée chez vous.
4. Date et heure d’un e-mail test que vous avez envoyé et qui n’est pas arrivé.

Envoyez le tout à [email protected]. On regarde dans la journée.

Étape suivante

Si vous voulez sortir du transfert et passer à la connexion directe : Connecter Gmail (OAuth) ou Connecter Outlook (OAuth).