Envoyer des messages WhatsApp pendant un appel

À quoi ça sert

Quand un correspondant appelle votre ligne téléphonique et demande un rendez-vous, l’agent peut lui proposer de recevoir le lien de prise de rendez-vous sur WhatsApp. Le correspondant ouvre le lien, choisit un créneau libre dans votre agenda et réserve, sans rien dicter au téléphone.

L’agent ne choisit jamais seul ce qu’il envoie : le message, son texte et son destinataire (le numéro qui appelle) sont fixés par Sens Ai. L’agent pose une question, et n’envoie rien sans un « oui » clair à cette question.

Avant de commencer

Il vous faut :

• une ligne téléphonique active sur votre agent (voir Votre ligne téléphonique) ;
• la compétence Gérer des RDV configurée, avec au moins un type de rendez-vous (voir Prise de rendez-vous dans Google Agenda) ;
• un abonnement payant actif.

WhatsApp s’ouvre séparément du SMS, pour toute votre organisation. Tant qu’il n’est pas ouvert, la page WhatsApp l’indique (« En attente de Sens Ai »). Deux cas :

• Sens Ai vous propose de l’ouvrir vous-même : la page affiche le bouton Activer l’envoi par WhatsApp. Vous lisez les conditions d’envoi du canal (dont les règles de Meta pour WhatsApp), vous indiquez le secteur de votre activité, vous cochez la case, puis Activer. Les messages de prospection et les activités suivantes sont exclus : santé, alcool, rencontres, jeux d’argent, armes, tabac, crédit et finance.
• Sinon, écrivez-nous depuis la page Contact pour en bénéficier.

Si Sens Ai a fermé l’envoi par WhatsApp pour votre compte, la page l’indique et le bouton n’apparaît pas : contactez-nous.

Choisir WhatsApp pour le lien de rendez-vous

Le choix se fait dans la compétence de rendez-vous :

1. Ouvrez votre agent → Compétences → Gérer des RDV.
2. Dans la section Pendant un appel, choisissez comment envoyer le lien :
   • Ne pas envoyer ;
   • SMS ;
   • WhatsApp : seulement si l’appel le permet ; sinon, aucun lien n’est envoyé ;
   • WhatsApp, ou SMS si l’appelant n’a pas WhatsApp (recommandé).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Une option grisée indique pourquoi elle n’est pas disponible, par exemple « À faire : activez une ligne téléphonique sur cet agent » ou « WhatsApp est en pause côté Sens Ai pour le moment ». Ne pas envoyer reste toujours disponible.

Voir aussi Envoyer le lien pendant un appel.

La page WhatsApp

Dans le menu de gauche de votre agent, Canaux › Envoi › WhatsApp réunit :

• Messages sortants — Votre agent envoie un message WhatsApp : l’ouverture de votre compte par Sens Ai, l’expéditeur, ce qui utilise WhatsApp (« Gérer des RDV ») et le bouton Arrêter l’envoi par WhatsApp ;
• Messages entrants — Votre agent répond sur WhatsApp : bientôt. Répondre aux messages que vos clients écrivent sur WhatsApp demandera un numéro WhatsApp propre à votre organisation ;
• l’onglet Journal : les messages envoyés (voir le journal).

Le badge indique l’état : Actif, Inactif, En attente de Sens Ai (WhatsApp pas encore ouvert pour votre compte) ou En pause côté Sens Ai quand Sens Ai a suspendu les envois — vos réglages sont alors conservés et rien ne part.

Arrêter l’envoi par WhatsApp coupe aussitôt les propositions WhatsApp. Les messages déjà envoyés restent visibles dans le journal.

Ce que dit l’agent

À un moment utile de l’appel, l’agent pose une question toujours identique, par exemple :

Je peux vous envoyer le lien sur WhatsApp ; il viendra de Votre Entreprise via Sens Ai. D’accord ?

• Si votre correspondant répond oui, l’agent confirme et lui annonce un code à quatre chiffres, qu’il retrouvera dans le message et sur la page du lien.
• S’il répond non, ou autre chose qu’un oui clair, rien n’est envoyé.

Avec l’option WhatsApp, ou SMS si l’appelant n’a pas WhatsApp, la question couvre les deux : « sur WhatsApp, ou par SMS à défaut ».

Le nom affiché (« Votre Entreprise via Sens Ai ») est validé par Sens Ai lors de l’ouverture de votre compte. Sans nom validé, le message vient de « Sens Ai » ; le compte WhatsApp lui-même s’affiche sous le nom « Sens Ai Solutions ».

Quand WhatsApp n’est pas proposé

WhatsApp n’est proposé que si toutes ces conditions sont réunies :

• l’appel vient d’un mobile français (+33 6 ou +33 7) ;
• l’opérateur garantit le numéro de l’appelant (appel « attesté ») ;
• la personne n’a pas demandé à ne plus recevoir de messages ;
• les limites d’envoi ne sont pas atteintes (voir le journal) ;
• l’appel se déroule en français ou en anglais.

Certains appels ne permettent donc pas WhatsApp. Pour ne manquer personne, choisissez WhatsApp, ou SMS si l’appelant n’a pas WhatsApp : l’agent propose alors le SMS quand WhatsApp n’est pas possible.

Le repli par SMS

Avec l’option WhatsApp, ou SMS si l’appelant n’a pas WhatsApp :

• si l’appel ne permet pas WhatsApp, l’agent propose directement le SMS ;
• si WhatsApp indique que le numéro de l’appelant n’y est pas inscrit, le même lien part par SMS, une seule fois.

Avec l’option WhatsApp seule, un échec WhatsApp n’entraîne aucun SMS.

Si la section Pendant un appel affiche Réglage incomplet, vos deux canaux sont activés sans le repli : cliquez sur Terminer pour l’activer.