Calendly — proposer un lien de réservation

À quoi ça sert

Quand un visiteur veut prendre rendez-vous avec vous (démo commerciale, consultation, support planifié…), le bot peut générer un lien de réservation Calendly à usage unique directement dans la conversation. Le visiteur clique, choisit son créneau dans Calendly, et le rendez-vous tombe dans votre agenda.

Le lien est :

• Personnel à la conversation — il n’est utilisable qu’une seule fois (max_event_count: 1 côté Calendly).
• Valable 90 jours — au-delà, s’il n’a pas été utilisé, il expire automatiquement (règle Calendly).

Avant de commencer

Vous aurez besoin de :

• Un compte Calendly avec un type d’événement configuré (la « réunion » que vous voulez proposer : démo 30 min, appel découverte, etc.).
• Une clé API Calendly (Personal Access Token) — disponible dans Calendly → Integrations & apps → API & webhooks → Personal access tokens.
• L’URI du type d’événement que vous voulez exposer (au format https://api.calendly.com/event_types/XXXX) — voir l’étape 3 pour la récupérer.

Étape 1 — Créer le connecteur Calendly

Le connecteur stocke votre clé API une seule fois, et toutes vos actions Calendly s’y rattachent.

1. Votre bot → Actions → onglet Connecteurs → Ajouter un connecteur.
2. Choisissez Calendly dans la liste.
3. Renseignez :
   • Clé API — collez votre Personal Access Token Calendly.
4. Cliquez sur Tester la connexion. Sens-AI appelle GET https://api.calendly.com/users/me pour vérifier que le token est valide.
5. Si OK : Enregistrer.

La clé est chiffrée au repos avec une clé spécifique à votre tenant — voir Connecteurs et authentification pour le détail.

Étape 2 — Récupérer l’URI du type d’événement

Le bot ne propose pas n’importe quel créneau : il propose un type d’événement précis (par exemple « Démo produit 30 min »). Vous devez donc lui dire lequel.

1. Connectez-vous à Calendly.
2. Allez dans Event types et copiez le lien public de l’événement (ex. : https://calendly.com/votre-compte/demo-30min).
3. Pour obtenir l’URI API correspondante (différente du lien public) : utilisez l’API Calendly GET https://api.calendly.com/event_types?user=... avec votre token, ou récupérez-la depuis l’URL d’administration de l’événement dans Calendly. Le format est https://api.calendly.com/event_types/XXXXXXXXXXXXX.

Notez cette URI, vous allez la coller à l’étape suivante.

Étape 3 — Ajouter l’action

1. Votre bot → Actions → Ajouter une action.

2. Choisissez le modèle Calendly — Créer un lien de réservation.

3. Section Connecteur : sélectionnez le connecteur Calendly créé à l’étape 1.

4. Section Configuration :

   • URI du type d’événement — collez l’URI récupérée à l’étape 2 (ex. : https://api.calendly.com/event_types/AAABBBCCC).

5. Nom de l’action : donnez un nom parlant (ex. : « Proposer un créneau de démo »).

6. Description (pour l’IA) : c’est ce que le bot lit pour décider quand déclencher l’action. Soyez précis :

   « Génère un lien de réservation Calendly quand un visiteur souhaite prendre rendez-vous pour une démo produit. »

7. Aucune information n’est demandée au visiteur avant exécution : l’action ne nécessite aucun paramètre d’entrée côté conversation.

8. Activez l’action.

Étape 4 — Tester

Avant de mettre en production :

1. Dans la fiche de l’action → Tester cette action.
2. Lancez l’exécution.
3. Vérifiez que :
   • L’appel renvoie un statut 201 côté Calendly.
   • Le bot affiche un message du type : « Lien de réservation : https://calendly.com/d/xxxx-xxx-xxx ».
   • Le lien fonctionne (ouvrez-le dans une fenêtre privée et réservez un créneau de test).

Voir : Tester et déboguer une action.

Ce que voit le visiteur

Quand le bot détecte une intention de prise de rendez-vous, il propose le lien dans la conversation :

« Bien sûr, je vous propose un créneau. Voici votre lien personnel de réservation : https://calendly.com/d/xxxx-xxx-xxx »

Le visiteur clique, choisit son créneau dans Calendly, et reçoit la confirmation Calendly classique (e-mail, ICS, etc.). Le rendez-vous apparaît dans votre agenda Calendly comme n’importe quelle réservation Calendly habituelle.

Où retrouver le rendez-vous une fois réservé

Le rendez-vous lui-même est géré côté Calendly, pas dans Sens-AI :

• Dans votre Calendly : onglet Scheduled events. Vous y retrouvez le rendez-vous, le nom du visiteur, l’e-mail qu’il a saisi, et toutes les notifications associées (annulation, report).
• Dans votre agenda (Google Calendar, Outlook, etc.) : si vous avez branché Calendly à votre agenda, le créneau y est posé automatiquement.
• Côté Sens-AI : la conversation dans laquelle le lien a été généré reste consultable dans la Boîte de réception du bot. Vous y voyez le message contenant le lien, mais Sens-AI ne sait pas si le visiteur a effectivement réservé.

Limites à connaître

Soyons clairs sur ce que cette action ne fait pas :

• Pas de notification de réservation effective : Sens-AI ne reçoit aucun webhook Calendly. Le bot ne sait pas si le visiteur a réservé, annulé ou ignoré le lien. Pour le savoir, regardez Calendly directement.
• Un seul type d’événement par action : si vous voulez proposer plusieurs formats (démo 30 min, audit 1h, support 15 min), créez plusieurs actions, chacune liée à un type d’événement différent, avec une description distincte pour aider l’IA à choisir la bonne.
• Pas de présélection de créneau : le bot ne consulte pas vos disponibilités avant de générer le lien. Le visiteur choisit lui-même un créneau dans Calendly.
• Lien à usage unique, valable 90 jours : c’est une règle Calendly, pas une option Sens-AI. Au-delà, le lien expire silencieusement. Cela suffit largement à un cycle de prospection normal.
• Pas d’annulation ou de modification depuis le bot : l’action génère un lien, point. Toute modification ultérieure du rendez-vous passe par Calendly (par le visiteur via l’e-mail de confirmation, ou par vous dans votre dashboard Calendly).
• Pas d’envoi de paramètres pré-remplis : l’e-mail et le nom du visiteur ne sont pas pré-remplis dans le formulaire Calendly. Le visiteur les saisit lui-même au moment de réserver.

Dépannage

Le test renvoie une erreur 401 « Unauthorized »

Votre Personal Access Token Calendly est invalide ou révoqué. Régénérez-en un nouveau dans Calendly → Integrations & apps → API & webhooks, puis mettez à jour le connecteur dans Sens-AI.

Le test renvoie une erreur 404 « Not Found » sur l’event type

L’URI du type d’événement est incorrecte, ou le type a été supprimé / désactivé dans Calendly. Vérifiez :

• Que l’URI commence bien par https://api.calendly.com/event_types/.
• Que le type d’événement est actif dans Calendly.
• Que le token utilisé appartient bien au propriétaire du type d’événement.

Le test renvoie une erreur 403 « Forbidden »

Votre plan Calendly ne permet peut-être pas la création de liens à usage unique via l’API. Cette fonctionnalité requiert au minimum un plan Standard chez Calendly. Vérifiez votre offre Calendly.

Le bot ne propose jamais l’action

Le LLM n’a pas reconnu l’intention « prendre rendez-vous » à partir des messages du visiteur. Améliorez la description de l’action pour l’IA : citez explicitement les verbes et formulations attendus (« réserver », « prendre rendez-vous », « planifier un appel », « démo », etc.).

Voir : Tester et déboguer une action.

Le bot propose l’action trop souvent (ou hors sujet)

À l’inverse, si le bot dégaine le lien Calendly dès qu’on parle d’agenda en général : resserrez la description. Précisez quand l’action s’applique (« uniquement pour les demandes de démo commerciale », « pas pour le support technique courant »).

Étape suivante

• Connecteurs et authentification — gérer la rotation de votre token Calendly.
• Tester et déboguer une action — diagnostiquer une exécution qui échoue.
• Intégrations : vue d’ensemble — combiner Calendly avec d’autres canaux et actions.