Recevoir des e-mails par transfert

L’idée en deux lignes

Vos clients vous écrivent à [email protected]. Vous configurez votre boîte mail pour transférer ces messages à Sens-AI. Le bot lit l’e-mail, répond directement au client, et vous retrouvez toute la conversation dans votre boîte de réception Sens-AI.

Pas besoin de changer l’adresse que vos clients connaissent. Pas besoin de vider vous-même la boîte tous les matins.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un bot Sens-AI déjà créé et alimenté avec au moins une ou deux sources (sinon il aura peu de choses à dire).
• Un accès à l’interface d’administration de votre boîte mail professionnelle (Zoho, Gmail Workspace, Outlook / Microsoft 365, OVH, etc.).
• 5 à 10 minutes.

À savoir : le transfert fonctionne très bien avec Zoho Mail, Outlook et la plupart des hébergeurs classiques (OVH, Gandi, IONOS). Avec Gmail grand public, c’est un peu plus capricieux — on en parle à la fin.

Étape 1 — Créer le canal e-mail dans Sens-AI

1. Connectez-vous à votre tableau de bord.
2. Ouvrez le bot concerné, puis allez dans Canaux.
3. Cliquez sur Ajouter un canal et choisissez E-mail (transfert).
4. Donnez-lui un petit nom pour vous y retrouver (ex. : « Support boutique »).
5. Validez.

Sens-AI vous affiche alors une adresse de transfert qui ressemble à ça :

[email protected]

Gardez cette adresse sous la main — on en a besoin à l’étape suivante.

Étape 2 — Mettre en place le transfert côté votre boîte mail

Le but : que chaque e-mail reçu sur [email protected] soit recopié vers l’adresse Sens-AI. La marche à suivre dépend de votre fournisseur.

Sur Zoho Mail (recommandé)

1. Connectez-vous à mail.zoho.com.
2. Cliquez sur l’icône engrenage en haut à droite, puis Paramètres.
3. Allez dans Transfert et POP/IMAP.
4. Cliquez sur Ajouter une adresse de transfert et collez l’adresse Sens-AI.
5. Choisissez Transférer et conserver une copie (comme ça vous gardez un historique chez vous aussi).
6. Sauvegardez.

Sur Outlook / Microsoft 365

1. Connectez-vous à outlook.office.com.
2. En haut à droite : Paramètres → Afficher tous les paramètres d’Outlook.
3. Onglet Courrier → Transfert.
4. Cochez Activer le transfert, collez l’adresse Sens-AI.
5. Cochez Conserver une copie des messages transférés.
6. Enregistrez.

Sur un hébergeur type OVH / Gandi / IONOS

Cherchez dans votre espace client une section appelée Redirections, Aliases ou Transfert. Le principe est toujours le même : « tout ce qui arrive sur X, renvoyer vers Y ». La plupart des hébergeurs demandent une confirmation par e-mail — suivez leurs instructions.

Sur Gmail grand public (@gmail.com)

Gmail envoie un e-mail de confirmation avec un lien à cliquer. Ce lien arrive chez Sens-AI — et malheureusement Google n’apprécie pas que le destinataire ne clique pas lui-même.

Notre recommandation : évitez Gmail grand public pour un usage professionnel, ou passez par un relais (Zoho gratuit fait très bien le travail). Si vous devez absolument utiliser Gmail, contactez-nous et on vous guide.

Étape 3 — Vérifier que ça marche

1. De retour dans Sens-AI, votre canal est affiché comme En attente de vérification.
2. Envoyez un e-mail test depuis une autre adresse vers [email protected].
3. Dans la minute qui suit, le canal passe à Actif et le bot répond au message test.

Vous recevrez normalement la réponse directement dans la boîte du client (la personne qui a écrit). Côté Sens-AI, la conversation apparaît dans la Boîte de réception.

Et après ?

À partir de là, tout est automatique :

• Chaque e-mail entrant déclenche une réponse du bot.
• Si le bot hésite, vous voyez la conversation remontée dans votre boîte de réception avec une suggestion de reprise manuelle.
• Vous pouvez à tout moment répondre vous-même depuis Sens-AI — le client reçoit votre réponse comme une continuation normale du fil.

Astuce : pendant la première semaine, jetez un œil chaque jour aux conversations e-mail. C’est le meilleur moment pour repérer les questions auxquelles le bot n’a pas su répondre et enrichir ses sources en conséquence.

Limites à connaître

• Taille des pièces jointes : chaque pièce jointe est limitée à 8 Mo.
• Signatures et citations : Sens-AI essaie de nettoyer automatiquement les signatures et les anciens messages cités. Ça marche bien dans 95 % des cas — si vous voyez du bruit, dites-le-nous.
• Répondeurs automatiques : les réponses du type « absence de bureau » sont ignorées par le bot (sinon ça boucle).

Ça ne marche pas ?

Le plus fréquent : le transfert n’est pas actif côté votre fournisseur (souvent parce qu’une confirmation par e-mail n’a pas été validée). Revérifiez la configuration dans votre boîte mail, puis envoyez un nouveau message test.

Pour le reste, on a un guide dédié : E-mail — le transfert ne marche pas.

Étape suivante

Si vous voulez que le bot envoie aussi depuis votre propre adresse (au lieu d’une adresse [email protected]), passez en mode OAuth : Connecter Gmail via OAuth ou Connecter Outlook via OAuth.