Le transfert e-mail ne fonctionne pas

Le contexte

Vous avez configuré votre boîte mail (Zoho, Gmail, Outlook, OVH…) pour transférer les e-mails vers Sens-AI. Mais quand vous testez en envoyant un message, rien ne remonte dans la boîte de réception Sens-AI.

C’est l’un des problèmes les plus fréquents en début d’utilisation. Voici comment le diagnostiquer pas à pas.

Vérification 1 — Le canal est-il bien actif côté Sens-AI ?

Allez dans votre bot → Canaux → votre canal e-mail.

• ✅ Statut « Actif » : tout va bien côté Sens-AI. Continuez les vérifications côté votre boîte mail.
• ⏳ Statut « En attente de vérification » : Sens-AI attend votre premier e-mail (qui sert à valider la configuration). Si vous en avez envoyé un, c’est qu’il n’arrive pas → continuez les vérifications.
• ❌ Statut « Erreur » : la configuration côté Sens-AI a un problème. Cliquez sur Détails pour voir le message, puis suivez ce qu’il indique.

Vérification 2 — Le transfert est-il vraiment activé chez votre fournisseur ?

C’est l’erreur la plus fréquente. Vous pensez avoir activé le transfert mais en réalité :

• Vous avez créé la règle mais oublié de cliquer sur Activer.
• Le fournisseur a envoyé un e-mail de confirmation que vous n’avez pas validé (Gmail le fait systématiquement).
• La règle s’applique seulement à certains messages (par exemple « uniquement s’ils contiennent X »).

Vérifier sur Zoho

1. mail.zoho.com → engrenage → Paramètres → Transfert et POP/IMAP.
2. La règle doit être activée (interrupteur vert).

Vérifier sur Outlook / Microsoft 365

1. outlook.office.com → Paramètres → Afficher tous les paramètres d’Outlook.
2. Courrier → Transfert.
3. La case Activer le transfert doit être cochée.

Vérifier sur Gmail

Gmail est exigeant. La règle de transfert ne s’active qu’après que vous avez cliqué sur le lien de confirmation envoyé à l’adresse de destination. Or cette adresse, c’est Sens-AI — qui ne peut pas cliquer.

Conséquence : Gmail nécessite une approche différente. Voir l’encadré dédié plus bas.

Vérifier chez OVH / Gandi / IONOS / autre

Chaque hébergeur a sa propre interface. Cherchez « Redirections », « Aliases », ou « Transfert » dans votre espace client. La règle doit être active. Certains hébergeurs envoient aussi un e-mail de confirmation à valider.

Vérification 3 — Vous avez bien copié l’adresse Sens-AI exacte ?

L’adresse de transfert ressemble à :

[email protected]

Risques de faute :

• Espace au milieu (bot-ab12cd34 -7f9e1a8b2c5d).
• inbox.sens-ai.work mal orthographié (inbox.sens-ia.work, inbox.sensai.work).
• Tirets remplacés par des underscores.

Astuce : copiez-collez depuis Sens-AI directement (pas de retape manuelle).

Vérification 4 — Votre e-mail test arrive-t-il bien dans la boîte qui transfère ?

Avant de vérifier le transfert, vérifiez que votre e-mail test arrive bien dans votre boîte de départ.

1. Envoyez l’e-mail test depuis une autre adresse (Gmail perso par exemple) vers [email protected].
2. Connectez-vous à [email protected] et vérifiez qu’il est arrivé.
3. Si non : c’est que votre boîte de départ a un problème (filtres spam, redirections antérieures qui interfèrent). Réglez ça d’abord.

Vérification 5 — Délai

• Sens-AI traite les e-mails entrants en moins d’une minute dans 99 % des cas.
• Si l’e-mail vient juste d’arriver chez vous, attendez 60 secondes avant de conclure que ça ne marche pas.

Cas spécial : Gmail grand public (@gmail.com)

Gmail envoie un e-mail de confirmation à l’adresse de destination (Sens-AI) avant d’activer le transfert. Sens-AI ne peut pas cliquer sur ce lien.

Trois solutions, par ordre de préférence :

Option A : Utiliser un relais (recommandé)

Créez une boîte gratuite sur Zoho Mail (zoho.com/mail). Configurez Gmail pour transférer vers Zoho. Configurez Zoho pour transférer vers Sens-AI. Zoho n’a pas le problème de confirmation.

Option B : Confirmation côté nous

Contactez-nous à [email protected] en précisant que vous avez besoin de confirmer un transfert Gmail. On peut aller chercher le lien dans la file de réception et le valider manuellement (humainement). C’est limité à quelques cas, idéalement à éviter si vous avez une autre solution.

Option C : Migrer vers Google Workspace

Si vous êtes prêt à passer à Google Workspace (à partir de ~6 €/mois par boîte), le transfert se configure normalement. Et au passage, vous pouvez utiliser la connexion OAuth Gmail qui est encore plus propre.

Cas spécial : un répondeur automatique boucle

Vous voyez la même conversation se répéter à l’infini ? C’est un répondeur automatique de votre boîte (ou de celle du client) qui répond à chaque réponse du bot.

Solution : Sens-AI détecte automatiquement les répondeurs (« absence de bureau », mailer-daemon, etc.) et les ignore. Si une boucle se forme, c’est que la détection a raté.

Contactez-nous avec un exemple concret (l’adresse expéditrice qui boucle), on ajoute la règle de filtrage dans la journée.

Si vraiment rien ne marche

Préparez :

1. L’adresse Sens-AI que vous avez utilisée ([email protected]).
2. Votre fournisseur de messagerie.
3. Une capture d’écran de la règle de transfert telle que configurée chez vous.
4. Date et heure d’un e-mail test que vous avez envoyé et qui n’est pas arrivé.

Envoyez le tout à [email protected]. On regarde dans la journée.

Étape suivante

Si vous voulez sortir du transfert et passer à la connexion directe : Connecter Gmail (OAuth) ou Connecter Outlook (OAuth).